Hướng dẫn thiết kế thẻ nhân viên công ty

Thiết kế thẻ nhân viên gồm 5 việc: chọn thông tin in trên thẻ (logo, ảnh, họ tên, chức danh, mã số), chọn bố cục ngang hoặc dọc trên khổ chuẩn 85,6 x 54 mm, chọn chất liệu (phổ biến nhất là nhựa PVC), quyết định có gắn chip để chấm công, mở cửa hay không, rồi dựng file đúng chuẩn in: ảnh 300 DPI, hệ màu CMYK, bù xén 2-3 mm, chữ cách mép ít nhất 3 mm. Có thể tự thiết kế bằng Canva hoặc Adobe Express, hoặc gửi thông tin cho nhà in dựng file. Sai lầm hay gặp nhất là chọn chip theo tên gọi Mifare mà không hỏi rõ dòng chip, trong khi Mifare Classic thông dụng có thể bị sao chép.

Thẻ nhân viên cần có những thông tin gì

Mặt trước:

• Logo và tên công ty.
• Ảnh chân dung nhân viên, nền trơn, rõ mặt.
• Họ tên.
• Chức danh, phòng ban.
• Mã số nhân viên; mã vạch hoặc mã QR nếu dùng để chấm công.

Mặt sau (nếu in hai mặt):

• Quy định sử dụng thẻ.
• Địa chỉ, số điện thoại liên hệ khi nhặt được thẻ.
• Thời hạn hiệu lực nếu thẻ có thời hạn.

Thông tin càng ít càng dễ đọc: tên nên là dòng chữ lớn nhất sau logo, đọc được từ khoảng cách giao tiếp bình thường.

Kích thước và bố cục thẻ nhân viên

Thẻ nhân viên dùng khổ chuẩn 85,6 x 54 mm, dày 0,76 mm.

Thẻ ngang 86 x 54 mm

Ảnh đặt bên trái, khối chữ bên phải, logo ở góc trên. Hợp thẻ nhiều thông tin, thẻ cất trong ví, bao đựng.

Thẻ dọc 54 x 86 mm

Logo ở trên, ảnh lớn ở giữa, tên và chức danh phía dưới. Hợp thẻ đeo dây vì treo ở cạnh ngắn thì thẻ không xoay ngang. Nếu cần đục lỗ đeo, chừa trống phần đầu thẻ, không đặt chữ hay logo ở đó.

Chọn chất liệu thẻ nhân viên

Về công nghệ in: in offset rẻ khi số lượng lớn nhưng cần chế bản; máy in thẻ in trực tiếp lên phôi nhanh, tiện cá nhân hóa nhưng mép thẻ có viền trắng rất mảnh; in chuyển nhiệt in lên màng rồi ép lên thẻ, tràn mép và hợp thẻ có chip, giá mỗi thẻ cao hơn.

Thẻ nhân viên có chip: Proximity hay Mifare

Thẻ chỉ dùng được khi cùng loại với đầu đọc đang lắp, vì các loại thẻ từ khác tần số, khác dòng chip thì không đọc lẫn được. Trước khi đặt in, hỏi đơn vị lắp máy chấm công, cửa từ xem hệ thống đọc tần số nào, dòng chip nào. Nếu cần chống sao chép thật sự, phải chọn DESFire hoặc Mifare Plus và đầu đọc hỗ trợ, không chọn theo tên chung Mifare.

Công cụ tự thiết kế thẻ nhân viên

• Canva: có sẵn nhiều mẫu thẻ nhân viên, kéo thả dễ dùng. Bản miễn phí xuất file hệ màu RGB; xuất PDF hệ CMYK cho nhà in cần gói trả phí.
• Adobe Express (tên cũ Adobe Spark): công cụ thiết kế trực tuyến của Adobe, có mẫu thẻ, dùng tốt cho bố cục đơn giản.
• Phần mềm thiết kế và in thẻ chuyên dụng như cardPresso hoặc phần mềm đi kèm máy in thẻ: nối dữ liệu nhân viên từ Excel để in hàng loạt tên, ảnh, mã số khác nhau.
• Illustrator, CorelDRAW: dành cho người làm đồ họa, dựng file in chuẩn nhất.

Chuẩn bị file in thẻ nhân viên

• Kích thước thành phẩm 85,6 x 54 mm, cộng bù xén theo yêu cầu nhà in, thường 2-3 mm mỗi cạnh.
• Vùng an toàn: chữ, logo, ảnh cách mép thành phẩm ít nhất 3 mm.
• Độ phân giải: ảnh 300 DPI trở lên; logo nên dùng file vector.
• Hệ màu: CMYK cho in offset. Nền đen nên dùng đen pha thêm màu theo hướng dẫn nhà in để đen sâu, không dùng đen đơn.
• Định dạng file: PDF, AI, PSD hoặc CDR tùy nhà in; nhúng hoặc chuyển chữ thành đường viền để không lỗi font.
• In hàng loạt có thông tin riêng: chuẩn bị một file Excel gồm họ tên, chức danh, mã số và một thư mục ảnh đặt tên theo mã số nhân viên.
• Không tự đục lỗ thẻ có chip: dễ cắt đứt ăng-ten; dùng bao đeo, kẹp hoặc yêu cầu phôi có lỗ sẵn.

Một chiếc thẻ nhân viên tốt là thẻ dễ đọc, đúng khổ, in bền và dùng đúng loại chip với hệ thống của công ty. Đăng Quân cung cấp thẻ từ nhân viên và nhận in thẻ nhựa theo thiết kế. Gọi 0965 468 871 hoặc 0936 283 980, cho biết số lượng, loại chip và gửi file hoặc thông tin cần in để nhận báo giá.